Jak to znowu nie ma tej cholernej skrzynki?

„Przed chwilą zakończyliśmy prawie 50-minutowe nurkowanie na pięknym wraku Liberatora. Majowe słoneczko na powierzchni szybko rozgrzewało, ale 14 stopni w wodzie mimo wszystko powodowało lekkie wychłodzenie przy cienkich ocieplaczach. W dodatku jeden z nurków wychodząc na pokład, klął na czym świat stoi, a pomiędzy wulgaryzmami dało się zrozumieć, że znalazł nieszczelność w swoim suchym skafandrze. Szybko sklarowałem sprzęt i postanowiłem poczęstować wszystkich oraz siebie gorącą herbatą z sokiem malinowym i cytryną i ciasteczkami przygotowanymi specjalnie przez pracowników centrum nurkowego. Gorąca herbata czekała w termosie, obok baniaków z zimną wodą i upakowanych ciasteczek. Niestety nigdzie nie było kubeczków, nie zostały spakowane do naszego łodziowego barku..."

Zespół i organizacja

Sprawne działanie zespołu wymaga ustalonych standardów działania, określonych praktyk. Zdefiniowania „Jak my tu pewne rzeczy robimy". Takie praktyki stają się z czasem protokołami, czy też procedury operacyjnymi. Dla bardziej doświadczonych członków zespołu te protokoły są naturalną częścią funkcjonowania organizacji. Odpowiednie doświadczenie oparte na zrozumieniu potrzeb pozwala decydować o tym, co, kiedy, gdzie i jak należy zrobić.

Prowadzenie centrum nurkowego to złożony logistycznie i organizacyjnie proces. Aby wszystko działało tak, jak powinno, wiele elementów musi znaleźć się w odpowiednim miejscu i czasie. Logistyka związana z łodziami, napełnianie butli, planowanie wypłynięć w zależności od potrzeb i kompetencji gości, kursy nurkowe, materiały szkoleniowe, instruktorzy i Divemasterzy, odprawy i omówienia nurkowań, naprawy sprzętu, prace biurowe, logistyka związana z apartamentami, obsługa mediów społecznościowych, rezerwacji i rozliczeń. Centrum nurkowe to organizacja, wielowątkowe przedsiębiorstwo opierające się na ludziach.

Działalność większości centrów nurkowych to praca sezonowa, co oznacza dużą rotację pracowników. Co za tym idzie, nowi pracownicy muszą być co sezon a często w trakcie sezonu, muszą poznać jak, te wszystkie elementy na siebie współoddziaływają. W trakcie sezonu, gdy wszyscy mają pełne ręce roboty, pozostaje mało czasu na szkolenie nowych pracowników i jeszcze mniej na kontrolowanie ich pracy.

„Nasz wysłużony pickup załadowany do granic możliwości dowiózł nas po raz kolejny na miejsce nurkowe. Tym razem planowaliśmy nurkowanie z brzegu. Skaliste wybrzeże nie oferowało zacienionego miejsca. Sierpniowy żar lał się z góry. Plan był stosunkowo prosty. Dwa nurkowania z brzegu, a w przerwie pomiędzy nimi, pierwsze nurkowanie - discovery dla jednej z osób towarzyszących. Nasz zespół składał się z 4 nurków, mnie jako instruktora prowadzącego, stażysty w centrum nurkowym (osoby wspierające, wykonujące ogromną ilość prac w centrum, bez których pomocy nie udało by, się prowadzić skutecznie operacji nurkowych) - w trakcie szkolenia Divemasterskiego i osoby na nurkowanie Discovery.

Pierwsze nurkowanie przebiegło bez problemowo. Nurkowie szykowali się na swoją przerwę, a szkolący się DM miał za zadanie przygotować sprzęt dla nasze nurkowanie Discovery. Przyszły eksplorator podwodnego świata, cały podekscytowany i najwyraźniej niemogący się doczekać na swoją przygodę przechadzał się w piance wzdłuż brzegu, dając nam wyraźnie do zrozumienia, że już nie może się doczekać. Divemaster poszedł do naszego pickupa, aby przynieść niezbędny sprzęt. Po chwili wrócił ze spuszczoną głową i bardzo niewyraźną miną.

- Przygotowałem całą skrzynką ze sprzętem dla naszego nurka Intro, tak jak prosiłeś.... Zawiesił głos i w tym momencie zdałem sobie sprawę, że coś jest nie tak.

...i zapewne stoi ona i dalej czeka na zapakowanie do pickupa..." - w bazie... - 30 minut drogi z miejsca, w którym się znajdowaliśmy.

Listy kontrolne

Jednym z najskuteczniejszych sposobów z radzeniem sobie z zapominaniem, czy pomijaniem pewnych działań jest wprowadzenie list sprawdzających-checklist. Ułatwiają one właściwe wykonanie zadań składających się z wielu elementów, takie jak spakowania we właściwy sposób skrzyni z napojami i przekąskami, skompletowanie sprzętu dla nurków, i podobne wymagające jak sekwencji czynności w określonej kolejności. Aby ułatwić mojemu zespołowi wykonywanie wielu zadań, tworzyłem rozmaite listy sprawdzające. Tu nieoceniona okazała się pomoc Atula Gwande. Autora „Potęgi checklisty"

„Nowo przybyła grupa po raz pierwszy weszła na łódkę. Opowiadałem jak, transportujemy sprzęt, jak i kiedy do łodzi wchodzimy i wyskakujemy z niej, na nurkowanie, oraz jak wrócić z wody na pokład. Omawiałem procedury awaryjne i ratownicze. Przy okazji postanowiłem sprawdzić, czy zgodnie z przygotowanymi listami sprawdzającymi, apteczka pierwszej pomocy jest kompletna, a butla z tlenem odpowiednio napełniona. W apteczce brakowało nożyczek — ktoś je „pożyczył" do czegoś innego i nie oddał - a tlenu było tylko 60bar zamiast 180bar."

Wprowadzenie list sprawdzających nie rozwiązało problemu z niewykonanymi zadaniami i zapominaniem. Część błędów udało się ograniczyć, ale ku mojemu zdziwieniu, zapomnienia, braki czy przeoczenia cały czas się powtarzały. Często członkowie mojego zespołu, pomimo że, otrzymali listy sprawdzające, to z nich nie korzystali. Gdy widzieli, że stoję obok, przyglądam się, jak wykonują zadania, wtedy często po te listy sięgali. Gdy tego nie robili i pytałem, dlaczego z nich nie korzystają, odpowiedzi były rozmaite od „nie wiem, gdzie jest" przez „nie potrzebuję, wiem co mam zrobić i jak" po „nawet nie wiedziałem, że mamy taką listę". Mimo że, stworzyłem, odpowiednie procedury i listy sprawdzające, korzystano z nich rzadko i nie w sposób, w jaki sobie to wyobrażałem.

Nie możesz z nimi wygrać? - Przyłącz się.

Nadszedł czas na zmianę podejścia. Zrobiłem spotkanie mojego zespołu i podzieliłem ich w danym tygodniu na stałe role. Każdy był odpowiedzialny za inny obszar. Następnie poprosiłem ich o samodzielne przygotowanie list sprawdzających dla ich zadań. Zamierzenie było takie, aby ktoś, kto nie wie, jak wygląda prawidłowe, przygotowanie lub wykonanie jakiegoś zadania, mógł je samodzielnie zrealizować, postępując zgodnie z opisanymi krokami. W kolejnych tygodniach rotowaliśmy role i listy były dopracowywane. Również rozmieszczenie list miało znaczenie. Wymyślaliśmy gdzie, można je umieścić, aby nie dało się ich zapomnieć lub przeoczyć. Powstały więc, wersje w formie naklejek, pisania markerami na ścianach, oraz wykorzystujące taśmę malarskiej. W jaki sposób przygotować skrzynkę - barek na łódź, tam gdzie przygotowane są napoje, listę na skrzynkę ze sprzętem dla nurków OWD czy Discovery w pomieszczeniu gdzie przechowywany jest sprzęt nad wejściem, listy sprawdzające co zabrać na łódź na podkładkach na których instruktorzy i divemasterzy mieli swoje listy imienne z uczestnikami nurkowania, a listy dotyczące zestawu tlenowego i jego regularnego sprawdzania na łodzi w widocznym dla załogi miejscu.

Podsumowanie

Aby listy sprawdzające spełniały swoją rolę, muszą być stosowane. Niezbędna jest wola stosowania list oraz zrozumienie, dlaczego zostały one stworzone. Samo posiadanie list nie rozwiązuje problemów. Również stosowanie list nie gwarantuje uniknięcia wszelkich błędów. Gdy listy są stosowane niezgodnie z przeznaczeniem lub ich wykonywanie zostaje zakłócone, częściej dochodzi do pomyłek. Stosowanie list nie zastąpi doświadczenia. Zrozumienie, dlaczego listy są stworzone w taki, a nie inny sposób, po co powstały i jak należy ich używać, pomaga uniknąć popełniania błędów, szczególnie w sytuacjach związanych z bezpieczeństwem lub sprawnością organizacyjną. Włączenie członków zespołu w tworzenie list kontrolnych i opisywanie przez nich samych „jak wygląda dobrze", spowodowało chętniejsze oi bardziej świadome korzystanie z list i przestrzegania zasad, oraz wzajemne 'pilnowanie' - aby było dobrze. Wysiłek włożony w stworzenie i wdrożenie zasad, pomagał w ich przestrzeganiu.

Tu więcej o listach sprawdzających.

Andrzej jest instruktorem nurkowania technicznego i nurkowania na obiegach zamkniętych. Pracuje jako konsultant do spraw bezpieczeństwa i wydajności w branży nurkowej. Z wykształcenia jest psychologiem ze specjalizacją w psychologii społecznej i psychologii bezpieczeństwa. Jego główne zainteresowania w tych dziedzinach związane są z wydajnością człowieka w ekstremalnych środowiskach oraz budowaniem zespołów o wysokiej wydajności.  Andrzej ukończył studia podyplomowe w zakresie archeologii podwodnej i zdobył doświadczenie w roli osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo nurkowania w projektach naukowych- DSO. Od 2023 roku jest instruktorem Human Factors, prowadzi polski oddział The Human Factors. www.podcisnieniem.com.pl